10 Mẹo hay nhất để không bị quá tải trong công việc

[hangle124]

Paul Grahma vừa viết một bài báo thú vị bàn về chuyện internet đã khiến cho chúng ta quá tải thông tin trong thời đại ngày nay ra sao.
Đây không chỉ là suy nghĩ riêng của ông. Vào tháng 7/2008, IBM, Intel, Microsoft và Xerox đã tuyên bố rằng họ đang tham gia cùng với Nhóm nghiên cứu Information Overload (http://www.iorgforum.org) để chiến đấu với một trong những thách thức lớn nhất ảnh hưởng đến năng suất lao động trong thời đại chúng ta - quá tải thông tin.
Kết quả từ nhánh nghiên cứu Basex của nhóm cho thấy:
Nhân viên văn phòng dành chưa đến 37% thời gian trung bình của mình cho việc tạo ra sản phẩm.
15% tiêu tốn thời gian cho việc tìm kiếm thông tin.
20% thời gian dành cho hội họp.
28% thời gian tiêu phí vào những cuộc điện thoại, email, tin nhắn không cần thiết.

Một nghiên cứu khác do Seattle-based RescueTime thực hiện đã cho ra kết luận về một nhân viên văn phòng điển hình như sau:
Truy cập vào chương trình email cá nhân hơn 50 lần mỗi ngày.
Nhắn tin 77 lần một ngày.

Theo Basex, những việc này khiến mỗi năm chúng ta bị lãng phí đến 20 tỷ giờ làm việc. Với tiền công trung bình khoảng 21{&dollarfix;} mỗi giờ đối với lao động trí thức, sự lãng phí đó khiến cho hàng năm nền kinh tế Mỹ mất trên 588 tỷ đô la.

Dù không thể tránh được có những lúc bị sao lãng tại nơi làm việc nhưng chúng ta có thể thực hiện một số động thái giúp có được một ngày làm việc ý nghĩa và hiệu quả hơn. Sau đây là 10 mẹo giúp bạn kiểm soát được tình trạng quá tải thông tin:
1/ Xác định không gian làm việc:
Chọn một không gian làm việc và chỉ làm việc trong giới hạn đó. Tránh thông tin, tìm kiếm hay duyệt web trong không gian đó. Paul Graham đã áp dụng phương pháp này bằng cách sử dụng một máy tính để bàn riêng để truy cập và liên lạc.
2/ Giao tiếp có tập trung
Sử dụng một công cụ giao tiếp thay vì dùng các kênh giao tiếp đa chiều như IM, Email, Phone, Facebook hoặc twitter. Sẽ dễ kiểm soát sự sao lãng khi sự giao tiếp chỉ đến từ một nơi.
3/ Tránh trả lời ngay lập tức
Đừng trả lời tin nhắn hay email ngay lập tức. Hãy để một khoảng thời gian nhất định trong ngày để truy cập email và hạn chế số lần truy cập. Người ta sẽ thực sự nhận ra khi nào là lúc trả lời thích hợp nhất.
4/ Dành thời gian cho mọi người
Hãy đi ăn trưa với đồng nghiệp. Dành 10 – 15’ đầu giờ hoặc cuối giờ làm việc để nói chuyện với đồng nghiệp. Nếu mỗi ngày bạn dành ra một khoảng thời gian nào đó cho người ta thì bạn sẽ ít bị ngắt quãng trong giờ làm việc.
5/ Nghỉ giải lao
Sau một khoảng thời gian, đầu óc bạn cần nghỉ giải lao một lúc để thư giãn và để tập hợp lại sự chú ý của mình. Hãy đứng lên, vặn người và đi dạo một lúc. Nhưng đừng có ngắt ngang công việc của người khác nhé.
6/ Thử ngắt liên lạc
Hãy thử tắt tin nhắn, email và ngắt kết nối internet. Bạn sẽ có thể thực hiện được một số công việc nếu như hoàn toàn ngắt mấy thiết bị liên lạc đó. Nếu không thể thì hãy hạn chế các ứng dụng hoặc website mà bạn truy cập.
7/ Ngừng theo dõi tin tức.
Trong khi không thể ngừng việc cập nhật những hoạt động mới nhất liên quan đến cuộc sống và công việc, thì hạn chế nó là một ý tưởng đáng quan tâm. Hãy hạn chế thời gian dùng vào việc lướt xem tin tức và hạn chế số lần làm việc đó. Bắt đầu bằng mức mỗi 3 – 4 ngày chỉ dành 1 tiếng đồng hồ và điều chỉnh đến mức cần thiết. Nhớ rằng thực hiện cho xong công việc quan trọng hơn là biết về mọi thứ diễn ra xung quanh.
8/ Trước tiên chú ý đến những công việc quan trọng trong ngày
Đa số chúng ta có rất nhiều việc cần làm trong một ngày và khó có thể thu hẹp chúng lại được. Do đó, hãy bắt đầu bằng cách lên thứ tự ưu tiên và một phương pháp hay là chọn ra 3 việc quan trọng nhất để làm trước tiên. Khi nào làm xong thì xem xét những việc kế tiếp. Bằng cách này, bạn có thể hoàn thành được những việc quan trọng nhất trong ngày.
9/ Đặt câu hỏi: “Tại sao mình lại làm việc này?”
Với hàng đống công việc phải làm, đôi khi chúng ta quên mất lý do vì sao mình lại làm nó. Hãy dừng lại một chút và tự hỏi mình đang làm gì và lý do tại sao mình làm. Có được lý do thích đáng sẽ giúp bạn có động lực và có tinh thần để hoàn thành công việc. Điều này chỉ có tác dụng khi bạn dành chút thời gian để thảo luận về một số lý do có ý nghĩa tốt đẹp.
10/ Thực hiện lịch làm việc nhất quán
Kiên định thực hiện lịch làm việc hàng ngày sẽ giúp bạn loại bỏ được xao lãng. Thử tham khảo lịch sau:
Đi làm lúc 8:15 và về lúc 5pm. Nghỉ giải lao từ 10am – 2pm. Trao đổi công việc với đồng nghiệp từ 9am – 4pm. Kiểm tra email lúc 8:30, 11:30 và 3:30. Một khi đã lên được lịch làm việc hàng ngày như vậy thì những sự kiện trên sẽ ghi dấu ấn cho ngày làm việc của bạn và bạn nhanh chóng kiểm tra được xem hôm nay mình làm việc có hiệu quả hay không.

Nhận thức được việc sử dụng thời gian làm việc có thể mang lại cho bạn nhiều lợi ích lâu dài trong công việc. Tuy những giải pháp này không có tác dụng cho tất cả mọi người nhưng bắt đầu áp dụng một ít có thể là một khởi đầu tốt đẹp để tối ưu hóa năng suất làm việc của bạn. Mấu chốt là ở chỗ bạn sẽ nhận thức được việc nào có ích và giúp bạn tăng tối đa năng suất và việc nào khiến bạn bị sao nhãng. Trong khi không thể tránh được những việc không cần thiết, bạn có thể hạn chế chúng đến mức thấp nhất bằng cách nhận thức được chúng.

[saos@ngmo]

Xin phép chị em chỉ sửa title, còn các nội dung khác của chị vẫn được giữ nguyên, thank chị!

[vovavietnam]

Thôi chết... em lại vào đọc bài này trong thời gian làm việc ... quay lại làm việc ngay nào....

[tieuquy]

Thôi chết... em lại vào đọc bài này trong thời gian làm việc ... quay lại làm việc ngay nào....

Hị, có một ng nữa quay theo anh ;)